Executive Summary
Achizițiile aleg cel mai des furnizorul după două criterii — preț și termen de livrare. Este privirea din raportul de profit. Director financiar privește mai larg: la bani și risc. Un furnizor dă un preț mai mic, dar cere avans. Al doilea — un preț puțin mai mare, dar amânare de 45 de zile. Al treilea livrează mai repede. Al patrulea acceptă returul mărfii nevândute. Al cincilea, de import, e avantajos după listă, dar creează îngheț de TVA și gol de numerar.
De aceea, aceeași marfă nu poate fi evaluată doar după prețul de achiziție. Este necesar un sistem de rating al furnizorului și înțelegerea priorității curente a companiei. Întrebarea principală: cum alegeți furnizorul, dacă prioritățile diferă — Flux de numerar, marjă, disponibilitatea mărfii, reducerea riscului sau avantajul de import?
Trebuie cumpărat nu doar mai ieftin, ci mai corect financiar. Alegerea furnizorului depinde de prioritatea curentă a companiei: uneori e mai avantajos să cumperi mai scump, dar cu o amânare care finanțează ciclul operațional.
Patru criterii de rating și ponderea lor
Pondere 4,0
Cota de finanțare de către furnizor — factorul principal al lichidității
×4,0
Pondere 2,0
Rentabilitatea contează, dar nu primează asupra fluxului de numerar
×2,0
Pondere 1,0
Înghețul de TVA — influențează banii, mai ales la import
×1,0
Pondere 0,5
Returul mărfii — protecție împotriva riscului de depozit
×0,5
De ce prețul este doar o parte a deciziei
Prețul de achiziție se vede imediat, de aceea majoritatea deciziilor se iau după el. Dar prețul din listă și costul real al deținerii mărfii sunt lucruri diferite. Costul complet este influențat de logistică, vamă, înghețul de TVA, valută, costul finanțării golului de numerar și economia din amânare. Furnizorul mai ieftin pe hârtie, după toate aceste straturi, poate ieși mai scump.
Și mai important este ce nu există deloc în preț: cine finanțează ciclul operațional. Cât timp marfa stă pe depozit și clientul întârzie cu plata, banii sunt înghețați. Acest îngheț îl finanțează fie compania dvs., fie furnizorul — prin amânare. De aceea condițiile de plată sunt uneori mai importante decât prețul însuși.
Ce este ratingul furnizorului
Ratingul furnizorului este modul de a reuni caracteristici diferite (finanțare, marjă, retur, TVA, fiabilitate, viteză) într-un punctaj comparabil. El nu înlocuiește decizia achizitorului, dar face alegerea transparentă și protejată de greșeala „am luat cel mai ieftin”. Ratingul răspunde la întrebarea: în condiții egale, care dintre furnizori este mai bun pentru afacere în ansamblu, nu doar după listă.
Logica de bază a coeficienților și formula ratingului
Fiecare criteriu se evaluează cu un coeficient din nomenclator (pe scara 0–10), apoi se înmulțește cu ponderea sa și se însumează.
Rating = 4,0 × Kfinanțare + 2,0 × Krentabilitate + 0,5 × Kretur + 1,0 × KTVAK — coeficientul pe fiecare criteriu din nomenclatorul de mai jos. Ponderile reflectă prioritatea: lichiditatea e mai importantă decât marja, marja e mai importantă decât protecția punctuală a depozitului.
Nomenclatorul coeficienților
1. Cota de finanțare de către furnizor
| Cota ciclului pe contul furnizorului | Coeficient | Sensul managerial |
|---|---|---|
| 80–100% | 9–10 | Furnizorul finanțează aproape complet ciclul |
| 60–80% | 7–8 | Influență foarte bună asupra fluxului de numerar |
| 40–60% | 5–6 | Nivel mediu de susținere a rulajului |
| 20–40% | 3–4 | Compania încă finanțează cea mai mare parte a ciclului |
| 0–20% | 0–2 | Furnizorul aproape nu ajută lichiditatea |
2. Rentabilitatea
| Rentabilitate | Coeficient | Sensul managerial |
|---|---|---|
| >30% | 9–10 | Marjă puternică |
| 20–30% | 7–8 | Marjă bună |
| 10–20% | 4–6 | Admisibil, dar trebuie urmărit flux de numerar |
| 5–10% | 1–3 | Marjă slabă |
| <5% | 0 | Aproape fără sens economic |
3. Returul mărfii
| Posibilitatea returului | Coeficient | Sensul managerial |
|---|---|---|
| 60+ zile | 6–7 | Protecție puternică împotriva riscului de depozit |
| 30 de zile | 4–5 | Protecție normală |
| 7–14 zile | 2–3 | Protecție limitată |
| Fără retur | 0–1 | Tot riscul rămâne pe companie |
4. Înghețul de TVA
| Îngheț de TVA | Coeficient | Sensul managerial |
|---|---|---|
| 0 zile | 6 | TVA nu îngheață banii |
| 20–40 de zile | 4–5 | Sarcină admisibilă |
| 60–90 de zile | 2–3 | Îngheț esențial al banilor |
| 120+ zile | 0–1 | Risc puternic de lichiditate |
De ce ratingul nu poate fi folosit mecanic
Ratingul este un instrument, nu un pilot automat. Același furnizor poate fi cea mai bună alegere într-o lună și nepotrivit în alta, pentru că prioritatea companiei se schimbă. Când există gol de numerar, mai importantă este finanțarea ciclului. Când marfa este în deficit — viteza și disponibilitatea. Când depozitul e plin — returul și comanda minimă. De aceea ratingul de bază se corectează întotdeauna pe obiectivul curent al companiei.
Cum cumpărați aceeași marfă pornind de la prioritățile companiei
Mai jos — cinci priorități tipice și ponderile criteriilor pentru fiecare. Nu este o dogmă, ci o logică de lucru: aceeași marfă la furnizori diferiți se evaluează diferit, în funcție de ce este acum mai important.
Prioritatea 1. Păstrarea flux de numerar
| Criteriu | Pondere în decizie |
|---|---|
| Amânare / DPO | 35% |
| Cota de finanțare de către furnizor | 25% |
| Credit comercial / limită | 15% |
| Rentabilitate | 15% |
| Retur / reducerea riscului de depozit | 10% |
De cumpărat de la furnizorul care finanțează mai bine ciclul operațional, chiar dacă prețul e puțin mai mare. Diferența de preț este deseori mai mică decât costul golului de numerar pe care îl închideți cu banii dvs.
Prioritatea 2. Maximizarea marjei
Aici nu se poate merge după listă. Este necesar costul complet efectiv al achiziției.
Prioritatea 3. Evitarea deficitului de marfă
| Criteriu | Pondere în decizie |
|---|---|
| Disponibilitatea mărfii | 30% |
| Termenul de livrare | 25% |
| Fiabilitatea furnizorului | 20% |
| Rentabilitate | 15% |
| Condițiile de plată | 10% |
Dacă lipsa mărfii duce la pierderea vânzărilor, viteza și fiabilitatea pot fi mai importante decât prețul — vânzarea ratată costă mai mult decât diferența la achiziție.
Prioritatea 4. Reducerea riscului de depozit
| Criteriu | Pondere în decizie |
|---|---|
| Posibilitatea returului | 30% |
| Comandă minimă | 20% |
| DPO / amânare | 20% |
| Marjă | 15% |
| Termenul de livrare | 15% |
Mai bine cumpărați mai puțin, mai scump și cu posibilitate de retur, decât mai ieftin — dar să înghețați depozitul cu marfă nelichidă.
Prioritatea 5. Import și TVA
Decision Matrix pentru aceeași marfă
| Pas | Ce verificăm | Întrebare |
|---|---|---|
| 1 | Prețul și costul complet | Care este prețul efectiv după logistică, TVA și finanțare? |
| 2 | Marjă | Rămâne o rentabilitate normală după toate cheltuielile? |
| 3 | DPO și creditul comercial | Finanțează furnizorul ciclul nostru operațional? |
| 4 | Viteza de livrare | Există risc de a pierde vânzări din lipsa mărfii? |
| 5 | Retur | Se poate returna marfa nevândută? |
| 6 | TVA / import | Câți bani vor fi înghețați? |
| 7 | Ratingul furnizorului | Cine este mai bun după punctajul total? |
| 8 | Prioritatea companiei | Ce este acum mai important: Flux de numerar, marja, disponibilitatea sau riscul? |
Formula managerială a alegerii furnizorului
| Furnizor | Rating de bază | Prioritate flux de numerar | Risc | Punctaj final |
|---|---|---|---|---|
| A | 72 | 0,85 | 1,00 | 61,2 |
| B | 80 | 1,15 | 0,95 | 87,4 |
| C | 76 | 1,00 | 0,90 | 68,4 |
Prioritatea companiei este păstrarea flux de numerar. De aceea furnizorul B primește o întărire: el dă cele mai bune condiții de finanțare. Chiar dacă prețul lui e mai mare, el se potrivește mai bine sarcinii curente și câștigă la punctajul final (87,4).
Ratingul furnizorului: niveluri de decizie
| Punctaj total | Status | Decizie |
|---|---|---|
| 80–100 | Preferred Supplier | De cumpărat la preț normal și disponibilitate |
| 65–79 | Approved Supplier | De cumpărat, dar cu controlul condițiilor |
| 50–64 | Conditional Supplier | Doar după negocieri sau pentru o sarcină concretă |
| <50 | Exception / Stop | A nu se cumpăra fără aprobare separată |
Nu se poate alege furnizorul doar după preț, dacă diferența de preț e mai mică decât costul golului de numerar. Mai întâi calculăm costul efectiv și influența asupra ciclului — apoi comparăm listele.
Cum trebuie să arate tabloul de bord pentru proprietar
Tabel sumar pe aceeași marfă la furnizori diferiți: preț efectiv, marjă, cota de finanțare de către furnizor, retur, îngheț de TVA, rating de bază, corecție pe prioritate, risc, punctaj final și status. Proprietarul vede nu lista de prețuri, ci imaginea completă a alegerii.
| Furnizor | Preț ef. | Marjă | Finanț. ciclului | Retur, zile | TVA, zile | Rating | Final | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 102,0 | 18% | 25% | 0 | 90 | 72 | 61,2 | Conditional |
| B | 104,5 | 17% | 75% | 30 | 0 | 80 | 87,4 | Preferred |
| C | 103,0 | 19% | 45% | 14 | 40 | 76 | 68,4 | Approved |
Ce trebuie să vadă proprietarul
- Nu lista de prețuri, ci costul efectiv al achiziției după logistică, TVA și finanțare.
- Cine finanțează ciclul — cota ciclului operațional pe contul furnizorului, pe fiecare produs-cheie.
- Punctajul final și statusul furnizorului, cu prioritatea companiei și riscurile incluse.
- Costul golului de numerar — cât costă diferența în condițiile de plată.
- Înghețul de TVA în bani pe pozițiile de import.
Ce decizii oferă modelul
- Achizițiile. De ales furnizorul după prioritatea curentă, nu după obiceiul „mai ieftin după listă”.
- Negocierile. De calculat costul pierderii amânării față de discount; de trecut furnizorii scumpi pe bani la condiții mai avantajoase.
- Sortimentul. Pentru fiecare articol de stoc (SKU)-cheie, de fixat furnizorul preferat și cel de rezervă.
- Importul. De evaluat pozițiile de import cu înghețul de TVA, valuta și logistica incluse, nu doar cu prețul.
Concluzia finală
Aceeași marfă la furnizori diferiți nu este întrebarea „unde e mai ieftin”, ci întrebarea „unde e mai corect financiar la prioritatea curentă a companiei”. Ratingul reunește finanțarea, marja, returul și TVA într-un punctaj, iar corecțiile pe obiectiv și risc îl transformă într-o decizie managerială. Trebuie cumpărat nu doar mai ieftin, ci astfel încât să susțină profitul, banii și stabilitatea afacerii.
Acest rating este parte a metodologiei unice FINMENTOR: FCF pe articol de stoc arată ce produse creează bani; ratingul furnizorilor — de la cine e mai avantajos de cumpărat; iar analiza factorială a marjei — de ce s-a schimbat profitul de fapt.
Cum automatizați ratingul furnizorilor
Ratingul furnizorilor trebuie actualizat nu manual, o dată pe trimestru, ci automat, la schimbarea prețului, DPO, condițiilor de retur, TVA, logisticii și calității livrărilor.
Ce se poate automatiza prin n8n / Make
| Proces | Ce face automatizarea |
|---|---|
| Colectarea ofertelor furnizorilor | Încarcă prețurile și condițiile din email / Google Sheets / ERP |
| Actualizarea DPO | Preia termenele efective de plată |
| Actualizarea retururilor | Urmărește condițiile de retur și retururile efective |
| Calculul TVA și al importului | Calculează cash impact of VAT și termenele de îngheț |
| Supplier Score | Recalculează ratingul furnizorului |
| Alerts | Notifică dacă Preferred Supplier a devenit Conditional |
| Approval Flow | Trimite achiziția la aprobare, dacă furnizorul e sub prag |
Ce arată Power BI
| Tablou de bord pentru proprietar (Dashboard) | Ce vede proprietarul |
|---|---|
| Supplier Rating | Preferred / Approved / Conditional / Stop |
| Same Product Comparison | De la cine e mai avantajos de cumpărat aceeași marfă |
| Flux de numerar Impact | Cine finanțează rulajul și cine cere banii companiei |
| Risk Flags | TVA, retururi, termene, calitate, logistică |
| Procurement Decision | De cumpărat / de aprobat / de negociat / stop |
Achizițiile devin gestionabile când alegerea furnizorului se bazează nu pe „unde e mai ieftin”, ci pe rating, flux de numerar și risc.